Menu Impor Kontak digunakan untuk memasukkan data kontak dalam jumlah besar ke dalam sistem Farmalite ERP menggunakan file template Excel yang diunduh langsung dari sistem.
Menu ini sangat membantu apotek yang sudah memiliki data dari sistem sebelumnya (Excel, POS lama, software lain), sehingga tidak perlu melakukan input data satu per satu.
Tujuan dan Manfaat Menu Impor Kontak #
✓ Mempercepat proses input data kontak dalam jumlah besar
✓ Menghindari kesalahan input manual
✓ Memudahkan migrasi data dari sistem lama
✓ Menyatukan data pelanggan, pemasok, dokter, dan apoteker dalam satu sistem
✓ Data langsung siap digunakan di Penjualan, Pembelian, POS, dan Laporan
Menu ini sangat direkomendasikan digunakan pada tahap awal penggunaan sistem.
Alur Penggunaan Impor Kontak #
✓ Unduh file template Excel dari sistem
✓ Isi data sesuai kolom yang sudah tersedia
✓ Jangan mengubah struktur file
✓ Unggah kembali file Excel ke sistem
✓ Sistem akan memproses dan menyimpan data secara otomatis
Tombol dan Fungsi pada Halaman Impor Kontak #
✓ Choose File
Digunakan untuk memilih file Excel hasil unduhan template dari sistem.
✓ Kirim
Digunakan untuk memulai proses impor data.
✓ Unduh file template
Digunakan untuk mengunduh template Excel resmi dari sistem Farmalite ERP.
Template ini wajib digunakan.
⚠️ PERINGATAN PENTING SEBELUM MENGISI FILE EXCEL #
✓ DILARANG mengubah tipe file
File harus tetap dalam format Excel sesuai hasil unduhan sistem.
✓ DILARANG menyimpan ulang menjadi CSV atau format lain
✓ DILARANG mengubah tipe cell di Excel
Contoh yang tidak diperbolehkan:
- Mengubah cell menjadi Text
- Mengubah format tanggal secara manual
- Mengubah format angka menjadi string
✓ DILARANG menambah, menghapus, atau memindahkan kolom
✓ DILARANG mengubah nama header kolom
Perubahan-perubahan tersebut dapat menyebabkan:
✓ Data tidak terbaca
✓ Proses impor gagal
✓ Data masuk tidak sesuai
Struktur Kolom Template Excel #
Urutan kolom harus tetap sama seperti pada file hasil unduhan.
Detail Kolom Template Excel #
✓ Kolom 1 – Jenis kontak (Wajib)
Menentukan tipe kontak.
Opsi yang tersedia:
- 1 = Pelanggan
- 2 = Pemasok
- 3 = Keduanya
- 4 = Dokter
- 5 = Apoteker
✓ Kolom 2 – Awalan (Opsional)
Contoh:
- Bpk
- Ibu
- Dr
✓ Kolom 3 – Nama Depan (Wajib)
✓ Kolom 4 – Nama Tengah (Opsional)
✓ Kolom 5 – Nama Belakang (Opsional)
✓ Kolom 6 – Nama Bisnis
Wajib diisi jika jenis kontak adalah:
- Pemasok
- Keduanya
✓ Kolom 7 – ID Kontak (Opsional)
✓ Biarkan kosong untuk menghasilkan ID otomatis
✓ Diisi hanya jika ingin menggunakan ID dari sistem lama
✓ Kolom 8 – Nomor Pajak (Opsional)
✓ Kolom 9 – Saldo Awal (Opsional)
✓ Kolom 10 – Termin Pembayaran
Wajib jika jenis kontak adalah pemasok atau keduanya
✓ Kolom 11 – Jangka Waktu Pembayaran
Opsi:
- hari
- bulan
✓ Kolom 12 – Batas Kredit (Opsional)
✓ Kolom 13 – Email (Opsional)
✓ Kolom 14 – Mobile (Wajib)
✓ Kolom 15 – Nomor Kontak Alternatif (Opsional)
✓ Kolom 16 – Telepon Rumah (Opsional)
✓ Kolom 17 – Kota (Opsional)
✓ Kolom 18 – Provinsi (Opsional)
✓ Kolom 19 – Negara (Opsional)
✓ Kolom 20 – Alamat Baris 1 (Opsional)
✓ Kolom 21 – Alamat Baris 2 (Opsional)
✓ Kolom 22 – Kode Pos (Opsional)
✓ Kolom 23 – Tanggal Lahir (Opsional)
Format wajib:Y-m-d
Contoh: 2025-12-21
✓ Kolom 24 – SIP Dokter (Opsional)
✓ Kolom 25 – SIA Apotek (Opsional)
✓ Kolom 26 – SIPA Apoteker (Opsional)
✓ Kolom 27 – Bidang Kustom 4 (Opsional)
Contoh Kasus Penggunaan #
Contoh 1 – Migrasi dari Excel Lama #
✓ Apotek memiliki data pelanggan di Excel lama
✓ Admin mengunduh template dari sistem
✓ Data lama disalin ke template tanpa mengubah format
✓ File Excel diunggah kembali
✓ Data otomatis masuk ke sistem
Contoh 2 – Import Pemasok Lengkap dengan Termin #
✓ Setiap pemasok memiliki termin pembayaran berbeda
✓ Termin dan jangka waktu diisi di Excel
✓ Sistem otomatis menghitung jatuh tempo pembelian
Kesimpulan #
Menu Impor Kontak memberikan kemudahan luar biasa bagi apotek yang:
✓ Sudah memiliki data lama
✓ Ingin mulai sistem dengan cepat
✓ Menghindari kesalahan input manual
Kunci keberhasilan impor adalah:
✓ Gunakan template Excel dari sistem
✓ Jangan mengubah format file
✓ Jangan mengubah tipe cell
