🧩 Gambaran Umum Menu Kontak #

Menu Kontak digunakan sebagai pusat data semua pihak yang berinteraksi dengan apotek, meliputi:

✓ Pemasok
✓ Pelanggan
✓ Dokter
✓ Apoteker
✓ Keduanya (Pemasok dan Pelanggan)

Catatan penting:
Semua jenis kontak menggunakan form dan field yang sama, perbedaannya hanya pada Jenis Kontak yang dipilih.
Hal ini membuat input data konsisten, rapi, dan mudah dikelola.

---

🧭 Alur Umum Penggunaan Menu Kontak #

1️⃣ Melihat Daftar Kontak #

Pada halaman utama:

• Ditampilkan tabel berisi:
  • ID Kontak
  • Nama
  • Email
  • Nomor Pajak
  • Tanggal Ditambahkan
  • Mobile
  • SIP Dokter / SIA Apotek / SIPA Apoteker (jika relevan)
• Tersedia filter status (Aktif / Inactive)
• Data dapat:
  ✓ Dicari
  ✓ Diekspor (CSV, Excel, PDF)
  ✓ Dicetak

---

2️⃣ Menambahkan Kontak Baru #

Klik tombol Tambah, lalu akan muncul form Tambah Kontak Baru.

A. Informasi Dasar #

✓ Jenis Kontak (Wajib)
Pilihan:

• Pemasok
• Pelanggan
• Dokter
• Apoteker
• Keduanya (Pemasok dan Pelanggan)

✓ ID Kontak

• Bisa diisi manual
• Atau dikosongkan untuk dibuat otomatis oleh sistem

✓ Nama

• Awalan (Bpk / Ibu / Nona)
• Nama Depan (Wajib)
• Nama Tengah (Opsional)
• Nama Belakang (Opsional)

✓ Kontak

• Mobile (Wajib)
• Nomor kontak alternatif
• Telepon rumah
• Email

✓ Tanggal Lahir
✓ Ditugaskan kepada (jika diperlukan)

---

3️⃣ Informasi Alamat #

Pada bagian Informasi lebih lanjut, tersedia:

✓ Alamat Baris 1 & 2
✓ Kota
✓ Provinsi
✓ Negara
✓ Kode Pos
✓ Landmark
✓ Nama Jalan
✓ Nomor Bangunan
✓ Nomor Tambahan

Informasi alamat ini akan digunakan otomatis saat:

• Penjualan
• Pengiriman
• Faktur
• Laporan

---

4️⃣ Informasi Legal & Profesional #

Field ini digunakan sesuai jenis kontak:

✓ SIP Dokter → untuk kontak Dokter
✓ SIA Apotek → untuk Apotek
✓ SIPA Apoteker → untuk Apoteker

Dengan data ini, apotek memiliki rekam administratif yang rapi dan siap audit.

---

🧷 Bidang Kustom (Custom Fields) #

Pada form terdapat:

• Bidang Kustom 4 sampai Bidang Kustom 10

🔧 Fungsi Bidang Kustom #

✓ Digunakan untuk kebutuhan khusus apotek
✓ Label dapat diubah dari menu Pengaturan
✓ Tidak mengubah struktur sistem

📝 Contoh Penggunaan Bidang Kustom #

• Bidang Kustom 4 → Nomor STR Apoteker
• Bidang Kustom 5 → Wilayah Sales
• Bidang Kustom 6 → Kode Mitra Klinik
• Bidang Kustom 7 → Jenis Kerjasama

Dengan ini, setiap apotek bisa:
✓ Menyesuaikan sistem tanpa development
✓ Menyimpan data spesifik sesuai SOP internal

---

👥 Kontak Person Tambahan #

Menu ini mendukung lebih dari satu kontak person dalam satu entitas.

✓ Tambahkan kontak person (nomor)
✓ Setiap kontak person bisa memiliki:

• Nama
• Email
• Nomor Handphone
• Nomor keluarga
• Departemen
• Penunjukan
• Persentase Komisi Penjualan (%)
• Opsi Izinkan masuk (akses sistem)

Contoh Penggunaan #

• 1 Apotek → 1 Apoteker + 2 Asisten
• 1 Supplier → PIC Sales + PIC Finance
• 1 Klinik → Admin + Dokter Penanggung Jawab

---

🎯 Manfaat Utama Menu Kontak #

✓ Satu data, banyak fungsi

• Dipakai di Penjualan
• Dipakai di Pembelian
• Dipakai di POS
• Dipakai di Laporan

✓ Mengurangi kesalahan input

• Kasir tinggal pilih kontak
• Data otomatis terisi

✓ Siap untuk skala besar

• Cocok untuk apotek tunggal
• Cocok untuk apotek multi-cabang
• Cocok untuk apotek yang sebelumnya pakai sistem manual / sistem lama

✓ Fleksibel & future-proof

• Custom field bisa diubah
• Tidak mengganggu data lama

---

📌 Ringkasan Singkat #

✓ Semua jenis kontak menggunakan form yang sama
✓ Perbedaan hanya pada Jenis Kontak
✓ Data terpusat & konsisten
✓ Mendukung kebutuhan operasional & legal
✓ Sangat fleksibel untuk kebutuhan tiap apotek

📝 Catatan Penting Terkait Kontak Dokter & Apoteker #

🔹 Fungsi Kontak Dokter #

✓ Data Dokter yang diinput pada menu Kontak akan otomatis muncul dan dapat dipilih pada menu:

• Penjualan Resep

Pada proses Penjualan Resep:
✓ Kasir / Admin dapat memilih Dokter yang meresepkan obat
✓ Data dokter (nama & SIP) akan tersimpan di transaksi
✓ Data ini menjadi bagian dari:

• Riwayat resep
• Laporan penjualan resep
• Dokumen pendukung transaksi

Manfaat utama:
Apotek tidak perlu mengetik ulang data dokter setiap transaksi resep, sehingga:
✓ Lebih cepat
✓ Lebih akurat
✓ Mengurangi kesalahan penulisan nama & SIP

---

🔹 Fungsi Kontak Apoteker #

✓ Data Apoteker yang diinput pada menu Kontak akan digunakan di beberapa proses penting:

1️⃣ Penjualan Resep #

✓ Apoteker dapat dipilih saat transaksi
✓ Menandakan apoteker penanggung jawab atas penyerahan obat

2️⃣ Cetakan Faktur & Dokumen #

Data Apoteker akan muncul pada:

• Cetakan Faktur Penjualan
• Surat Pesanan
• Dokumen transaksi lain yang membutuhkan identitas apoteker

Informasi yang digunakan antara lain:
✓ Nama Apoteker
✓ SIPA Apoteker
✓ (Jika diisi) data pendukung lain

Catatan penting:
Keberadaan data apoteker bukan hanya administratif, tetapi juga berkaitan dengan kepatuhan regulasi, terutama untuk:

• Obat resep
• Dokumen resmi apotek

---

🔹 Dampak Jika Data Dokter / Apoteker Tidak Diisi #

Jika data Dokter atau Apoteker tidak tersedia atau tidak lengkap:

✗ Tidak dapat dipilih saat Penjualan Resep
✗ Dokumen cetakan menjadi tidak lengkap
✗ Risiko kesalahan administrasi
✗ Potensi ketidaksesuaian dengan kebutuhan audit atau pemeriksaan

---

📌 Rekomendasi Penggunaan #

✓ Pastikan data Dokter & Apoteker diinput sejak awal operasional sistem
✓ Lengkapi:

• Nama
• Nomor SIP / SIPA
• Kontak aktif
  ✓ Gunakan Bidang Kustom bila diperlukan untuk data tambahan internal

---

🔎 Ringkasan Catatan #

✓ Kontak Dokter → digunakan di Penjualan Resep
✓ Kontak Apoteker → digunakan di Penjualan Resep & Dokumen Cetakan
✓ Data ini memengaruhi:

• Transaksi
• Laporan
• Faktur
• Surat Pesanan
  ✓ Data yang lengkap = proses cepat & patuh regulasi