Sekarang kita masuk ke Menu Penyesuaian Stok — ini adalah menu yang sangat penting dari sisi kontrol internal, audit, dan kepatuhan regulasi (terutama untuk apotek/obat).
Saya jelaskan detail dan runtut.
🟦 1️⃣ Fungsi Utama Menu Penyesuaian Stok #
Menu ini memiliki dua fungsi utama:
- ✅ Penyesuaian stok (selisih fisik vs sistem)
- ✅ Pemusnahan produk (dengan Berita Acara)
Keduanya menggunakan form yang sama, tetapi alur dan kewajiban pengisian berbeda.
🟦 2️⃣ BAGIAN ATAS FORM #
🔹 Lokasi Bisnis #
Menentukan cabang/outlet tempat stok disesuaikan.
🔹 Nomor Faktur #
Opsional, untuk referensi internal.
🔹 Tanggal #
Tanggal kejadian penyesuaian / pemusnahan.
🔹 Jenis Penyesuaian #
Biasanya:
- Normal
- Abnormal (jika ada pengaturan khusus)
🟦 3️⃣ INPUT PRODUK YANG DISESUAIKAN #
Bagian inti ada di tabel produk.
Kolomnya:
- Produk
- Kuantitas
- Harga Satuan
- Subtotal
- Lot & Kadaluarsa (Batch)
🔹 Cara Kerja Penyesuaian (PENGURANGAN) #
Prinsipnya:
Penyesuaian di menu ini adalah mengurangi stok.
Contoh kasus:
📌 Di sistem: 20 botol
📌 Fisik di gudang: 15 botol
Selisih: 5 botol
Maka:
→ Isi Kuantitas = 5
→ Pilih Batch / ED yang sesuai
→ Isi alasan
Sistem akan mengurangi 5 dari stok.
🔴 Penting: Wajib Pilih Batch & ED #
Karena sistem berbasis FEFO.
Jika salah pilih batch:
- Stok batch lain bisa ikut berkurang
- Laporan stok per batch bisa kacau
- Audit bisa bermasalah
Jadi prosedurnya:
- Cari produk
- Pilih Lot & Kadaluarsa
- Isi jumlah yang dikurangi
- Isi alasan
🟦 4️⃣ KOLOM ALASAN (WAJIB UNTUK PENYESUAIAN) #
Contoh alasan:
- Selisih stok opname
- Produk rusak ringan
- Kesalahan input sebelumnya
- Hilang saat pengiriman
- Retur supplier belum tercatat
Jika hanya penyesuaian biasa:
➡ Cukup isi sampai bagian “Alasan”
➡ Form Pemusnahan tidak perlu diisi
🟦 5️⃣ FORM PEMUSNAHAN (OPSIONAL – KHUSUS JIKA PEMUSNAHAN) #
Ini bagian tambahan di bawah.
Berisi:
- Nama Apoteker
- Saksi Pemusnahan
- Tempat Pemusnahan
- Alasan Pemusnahan
Bagian ini hanya diisi jika benar-benar terjadi pemusnahan.
🔥 Kapan Digunakan Form Pemusnahan? #
Contoh:
- Obat kadaluarsa
- Kemasan rusak berat
- Produk recall BPOM
- Obat terkontaminasi
- Produk narkotika kadaluarsa
Jika form ini diisi, maka sistem menganggap ini sebagai proses pemusnahan resmi.
🟦 6️⃣ PERBEDAAN PENYESUAIAN VS PEMUSNAHAN #
| Aspek | Penyesuaian | Pemusnahan |
|---|---|---|
| Tujuan | Koreksi selisih | Penghancuran resmi |
| Isi alasan | Ya | Ya |
| Isi Form Pemusnahan | Tidak perlu | Wajib |
| Output Dokumen | Tidak ada BAP | Ada BAP otomatis |
| Regulasi | Internal | Harus sesuai ketentuan |
🟦 7️⃣ OUTPUT OTOMATIS: BERITA ACARA PEMUSNAHAN #
Jika Form Pemusnahan diisi:
✅ Sistem otomatis menghasilkan dokumen
Berita Acara Pemusnahan
Yang sudah sesuai format ketentuan:
Biasanya memuat:
- Nama fasilitas
- Nama apoteker
- Saksi
- Daftar produk
- Batch & ED
- Jumlah
- Tanggal
- Tanda tangan
Ini sangat penting untuk:
✔ Audit internal
✔ Pemeriksaan BPOM
✔ Dokumentasi CPOB/CDOB
✔ Arsip legal
Artinya:
Tidak perlu buat dokumen manual di Word lagi.
🟦 8️⃣ CONTOH SKENARIO NYATA #
📌 Kasus 1 – Selisih Stok Opname #
Stok sistem: 100
Fisik: 98
Isi:
- Kuantitas: 2
- Batch: sesuai fisik
- Alasan: Selisih opname bulanan
Form Pemusnahan: kosong
Simpan.
📌 Kasus 2 – Obat Kadaluarsa #
Ditemukan:
10 botol ED Oktober 2026
Isi:
- Kuantitas: 10
- Batch: pilih ED Oktober 2026
- Alasan: Kadaluarsa
Isi Form Pemusnahan:
- Nama Apoteker
- Saksi
- Tempat
- Alasan Pemusnahan
Simpan.
Sistem:
✔ Kurangi stok
✔ Generate Berita Acara Pemusnahan
🟦 9️⃣ KEUNGGULAN SISTEM INI #
1️⃣ Batch-based adjustment
2️⃣ Tidak bisa sembarang hapus stok
3️⃣ Ada histori alasan
4️⃣ Bisa ditelusuri siapa yang melakukan
5️⃣ Otomatis dokumen resmi
6️⃣ Aman untuk audit regulasi
🟦 10️⃣ KONTROL INTERNAL YANG BAIK #
Menu ini mencegah:
- Hapus stok tanpa jejak
- Manipulasi persediaan
- Pengurangan tanpa alasan
- Pemusnahan tanpa dokumentasi
Semua tercatat.
