Setiap butir obat yang kedaluwarsa di rak adalah uang yang hangus. Di apotek dengan ribuan item dan tanggal kedaluwarsa (ED) berbeda-beda, mengandalkan ingatan atau catatan manual hampir pasti bocor. Solusinya: metode FEFO yang dijalankan oleh sistem.
Apa itu FEFO?
FEFO (First Expired First Out) berarti barang yang lebih dulu kedaluwarsa harus keluar/terjual lebih dulu — bukan sekadar yang lebih dulu masuk (FIFO). Untuk obat, tanggal kedaluwarsa lebih penting daripada tanggal masuk, karena dua batch produk yang sama bisa punya ED yang jauh berbeda.
Kenapa catatan manual selalu bocor
- Satu produk bisa punya beberapa batch dengan ED berbeda di rak yang sama.
- Petugas kasir tidak sempat mengecek ED tiap penjualan saat ramai.
- Stok opname manual lambat, jarang, dan rawan salah hitung.
- Obat mendekati ED sering baru ketahuan saat sudah telat diretur ke supplier.
Bagaimana sistem menjalankan FEFO
Software apotek yang baik menyimpan stok per batch beserta tanggal kedaluwarsanya. Saat penjualan, sistem otomatis mengambil dari batch dengan ED terdekat lebih dulu. Anda juga mendapat:
- Peringatan dini obat yang mendekati kedaluwarsa (mis. 3 bulan sebelum ED) — cukup waktu untuk diretur atau dipromosikan.
- Kartu stok yang mencatat tiap pergerakan barang, sehingga selisih mudah ditelusuri.
- Laporan nilai stok yang akan kedaluwarsa, agar Anda tahu potensi kerugian sebelum terjadi.
Peran stok opname
FEFO hanya akurat jika data stok benar. Lakukan stok opname berkala untuk mencocokkan stok fisik dengan sistem. Software modern mempercepat ini: hitung fisik, masukkan angka, sistem menyesuaikan otomatis dan mencatat selisihnya sebagai bukti (Berita Acara). Tidak perlu lagi tutup apotek seharian untuk opname manual.
Langkah praktis menekan kerugian ED
- Catat batch + ED setiap kali menerima barang dari supplier.
- Aktifkan peringatan kedaluwarsa dan cek daftarnya tiap minggu.
- Untuk obat mendekati ED: retur ke supplier (kalau bisa) atau promosikan lebih dulu.
- Jalankan stok opname rutin agar data selalu akurat.
- Pantau laporan nilai stok berisiko ED sebagai indikator dini.
Farmalite menjalankan FEFO otomatis
Stok per batch + ED, penjualan otomatis FEFO, peringatan dini kedaluwarsa, kartu stok, dan stok opname cepat — semua dalam satu aplikasi cloud. Tekan kerugian obat basi, jaga stok tetap akurat.